Costos ocultos de la impresión en las empresas (y cómo eliminarlos)

En la mayoría de las empresas, la impresión parece un gasto menor, casi invisible. Sin embargo, estudios muestran que puede representar hasta el 3% de los ingresos anuales. Lo más preocupante es que gran parte de este gasto está en los llamados costos ocultos de la impresión: dinero que se pierde sin que nadie lo note, pero que impacta directamente en la rentabilidad.

En este artículo te mostramos cuáles son esos costos ocultos y cómo un esquema de Servicios Administrados de Impresión (MPS) puede ayudarte a controlarlos y reducirlos hasta en un 30%.

Los principales costos ocultos de la impresión

1. Reimpresiones innecesarias

Atascos de papel, configuraciones incorrectas o fallas de equipo generan documentos que deben reimprimirse. Cada reimpresión no solo consume papel y tóner, sino también tiempo productivo del personal.

2. Uso personal de los equipos

En muchas oficinas, los empleados usan las impresoras para documentos personales. Aunque parecen pocas páginas, al multiplicarlo por todos los colaboradores y todo el año, puede representar miles de hojas perdidas.

3. Consumo descontrolado de tóner y papel

Sin políticas claras de impresión (blanco y negro, doble cara, cuotas por usuario), los recursos se consumen sin límites. Además, cuando no se lleva un control, suelen pedirse más consumibles de los que realmente se necesitan.

4. Tiempo de inactividad de los equipos

Cada vez que una impresora falla, se genera un “paro” en las operaciones. Ese tiempo improductivo del personal y del área de TI (resolviendo tickets por fallas) es un costo oculto que rara vez se mide.

5. Falta de mantenimiento preventivo

Un equipo sin mantenimiento adecuado no solo falla más, sino que su vida útil se reduce drásticamente. Esto genera gastos imprevistos en reparaciones o incluso la necesidad de reemplazar equipos antes de tiempo.

Cómo eliminarlos con un MPS (Servicios Administrados de Impresión)

Un MPS implementado por expertos, como Digiservices360, ataca directamente estos costos ocultos:

• Diagnóstico y monitoreo remoto: detecta problemas antes de que ocurran.

• Políticas de impresión inteligentes: cuotas por usuario, impresión en doble cara, control de accesos.

• Mantenimiento preventivo y correctivo certificado: menos fallas, más productividad.

• Suministro automático de consumibles: siempre disponibles, sin sobrecompras.

• Reportes detallados de uso: visibilidad total de dónde y cómo se gasta en impresión.

Los costos ocultos de la impresión son silenciosos, pero impactan con fuerza en la rentabilidad de tu empresa.

Con un esquema de Servicios Administrados de Impresión, puedes reducir gastos, aumentar la productividad y proteger tu inversión en equipos.

Nosotros te ayudamos a ahorrar hasta un 30% en infraestructura de impresión y a liberar a al equipo de TI de problemas recurrentes.