Políticas de impresión: cómo los Servicios Administrados de Impresión (MPS) pueden transformar tu empresa

¿Sabías que en muchas empresas hasta el 3% de sus ingresos se van en gastos de impresión? Y lo más grave es que gran parte de ese dinero se pierde en impresiones innecesarias, consumibles mal gestionados y falta de control en la seguridad de los documentos.

La solución está en tres palabras: políticas de impresión.

Y la mejor forma de implementarlas es a través de un esquema de Servicios Administrados de Impresión (MPS).

¿Qué son las políticas de impresión?

Son reglas y lineamientos que regulan cómo, cuándo y quién puede imprimir dentro de una empresa. Con ellas puedes definir:

• Límites de impresión por usuario o departamento.

• Configuración predeterminada en blanco y negro o doble cara (para ahorrar papel).

• Autenticación para imprimir solo con credenciales o tarjeta.

• Reportes y métricas de consumo en tiempo real.

Consecuencias de NO tener políticas de impresión

1. Costos Ocultos Elevados

• Sobreconsumo de consumibles: los usuarios imprimen sin control → exceso de tóner, tinta y papel.

• Impresiones innecesarias: documentos duplicados, correos sin relevancia, borradores que pudieron revisarse en digital.

• Mayor desgaste de equipos: al no limitar volúmenes o tipos de impresión, los equipos trabajan en exceso, reduciendo su vida útil.

  
  

Se estima que entre el 15% y 30% de los costos de impresión en empresas sin políticas son desperdicio directo.

2. Falta de Visibilidad y Control

• No se sabe quién imprime qué y cuánto.

• Difícil identificar áreas que abusan del servicio.

• Complicado presupuestar y negociar con proveedores de consumibles.

  
  

Esto impide optimizar contratos de renta o compra de multifuncionales.

3. Impacto en la Productividad

• Usuarios pierden tiempo en colas de impresión por falta de reglas de prioridad.

• No se promueve el uso digital (escaneo, envío por correo, almacenamiento en nube).

• Los departamentos de TI invierten horas en solucionar problemas de equipos saturados o mal usados.

  
  

4. Riesgos de Seguridad y Cumplimiento

• Documentos sensibles quedan olvidados en las bandejas.

• No hay trazabilidad para saber quién imprimió documentos confidenciales.

• Riesgo de incumplir normativas de protección de datos (ej. información de clientes).

  
  

5. Impacto Ambiental y de Imagen

• Alto consumo de papel → mayor huella de carbono.

• Da una imagen poco profesional si la empresa no promueve prácticas sostenibles.

Los beneficios de implementar MPS con políticas de impresión

1. Mayor seguridad documental

• Evitas que documentos sensibles queden olvidados en la bandeja de la impresora.

• Autenticación con PIN, tarjeta o credenciales de red.

• Historial de quién imprimió qué y cuándo.

2. Control total de equipos y usuarios

• Asignación de cuotas de impresión por área.

• Control de accesos para evitar abusos.

• Optimización de la ubicación y uso de cada equipo multifuncional.

3. Reducción de costos operativos

• Hasta 30% de ahorro en papel, tóner y mantenimiento.

• Eliminación de reimpresiones por fallas o equipos obsoletos.

• Automatización de pedidos de consumibles (se solicitan solos cuando están por agotarse).

4. Sostenibilidad y responsabilidad ambiental

• Menor consumo de papel y energía.

• Impresiones configuradas por default en modo ecológico.

• Cumplimiento con políticas de RSE y reducción de huella de carbono.

Las políticas de impresión son la clave para transformar la gestión documental de cualquier organización. Pero no basta con redactarlas: se necesita un MPS bien implementado que automatice, controle y dé seguimiento a cada impresión.

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• Seguridad documental de nivel empresarial.

• Reducción de costos hasta en un 30%.

• Operación continua con soporte técnico certificado.

  
  

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