¿Qué son los Servicios Administrados de Impresión (MPS)? Guía Completa para Empresas

¿Sabías que el costo real de imprimir en tu empresa puede ser hasta tres veces mayor que el precio de la tinta y el papel? Muchas organizaciones enfrentan problemas constantes con impresoras obsoletas, falta de consumibles en momentos críticos y gastos difíciles de controlar. Esta situación genera frustración y reduce la productividad del equipo.

Los Servicios Administrados de Impresión (MPS) ofrecen una solución integral para transformar esta realidad. No se trata solo de cambiar cartuchos, sino de implementar una estrategia que convierte la gestión de impresión en un proceso eficiente, económico y confiable.

Impresora multifuncional moderna en oficina, lista para uso

En que consisten los Servicios Administrados de Impresión (MPS)

Consisten en delegar la gestión completa de la impresión de una empresa a un proveedor especializado. Esto incluye el suministro y mantenimiento del hardware, como impresoras multifuncionales de marcas reconocidas (Canon, HP, entre otras), la provisión de consumibles, el software para monitorear el uso y el soporte técnico.

Este modelo reemplaza la gestión reactiva, donde se compra tóner solo cuando se acaba o se llama al técnico cuando la impresora falla, por una gestión proactiva. El proveedor supervisa toda la flota de impresión, anticipa necesidades y resuelve problemas antes de que afecten el trabajo diario.

Con MPS, el equipo interno puede concentrarse en sus tareas principales, mientras la impresión se maneja de forma eficiente y sin interrupciones.

Beneficios clave de implementar MPS en tu empresa

Adoptar un Servicio Administrado de Impresión aporta ventajas claras que impactan en la operación y los costos. Estos beneficios se apoyan en cuatro pilares fundamentales:

1. Reducción y control de costos

El ahorro es el beneficio más visible. En lugar de pagar por consumibles o reparaciones, se paga por página impresa, lo que hace que los costos sean fijos y fáciles de prever. Además, una evaluación profesional determina qué equipos son los más adecuados para cada área, evitando el uso innecesario de impresoras grandes en lugares con poco volumen de impresión.

Por ejemplo, una empresa que antes gastaba $1,500 mensuales en tinta y mantenimiento pudo reducir ese gasto a $600 al implementar MPS, gracias a la optimización de equipos y consumibles.

2. Mayor productividad y mantenimiento preventivo

El personal deja de perder tiempo buscando tóner o esperando reparaciones. El proveedor monitorea el estado de cada impresora y realiza mantenimiento preventivo para evitar fallas. Esto reduce las interrupciones y permite que los empleados se enfoquen en su trabajo.

Un caso real mostró que una compañía redujo en un 40% el tiempo perdido por problemas de impresión tras adoptar MPS.

3. Seguridad y control documental

Los sistemas de MPS incluyen software que permite controlar quién imprime qué y cuándo, como UNIFLOW de Canon, lo que ayuda a proteger información sensible y evitar impresiones innecesarias. Esto es especialmente importante para empresas que manejan datos confidenciales o regulados.

Además, se pueden establecer políticas para limitar el acceso a ciertos documentos o tipos de impresión, mejorando la seguridad y reduciendo el desperdicio.

4. Sostenibilidad y reducción del impacto ambiental

Al optimizar el uso de equipos y consumibles, MPS contribuye a reducir el consumo de papel y energía. Muchas soluciones incluyen reportes que permiten medir el impacto ambiental y establecer metas para disminuirlo.

Por ejemplo, una empresa logró reducir su consumo de papel en un 25% en el primer año, gracias a la implementación de políticas de impresión y el uso de impresoras más eficientes.

Cómo elegir un proveedor de Servicios Administrados de Impresión

Seleccionar el proveedor adecuado es clave para aprovechar todos los beneficios de MPS. Aquí algunos aspectos a considerar:

• Experiencia y reputación: Busca empresas con trayectoria comprobada y referencias positivas.

• Capacidad técnica: Que cuenten con soporte técnico rápido, personal capacitado y certificado.

• Flexibilidad: Que ofrezcan soluciones adaptadas al tamaño y necesidades específicas de tu empresa.

• Transparencia en costos: Que expliquen claramente cómo se calculan los pagos por página y qué servicios están incluidos.

• Tecnología: Que utilicen equipos modernos y software de monitoreo confiable.

  
  

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Ejemplos prácticos de implementación exitosa

• Empresa de servicios financieros: Con más de 100 empleados, enfrentaba altos costos y frecuentes fallas en impresoras. Tras implementar MPS, redujo sus gastos en un 35% y mejoró la seguridad documental con controles de acceso.

• Consultora pequeña: Con 15 empleados, logró eliminar la compra de consumibles por cuenta propia y ahora paga solo por las páginas que imprime, lo que simplificó su presupuesto y evitó interrupciones.

• Institución educativa: Implementó MPS para controlar el uso de impresoras en diferentes departamentos, logrando una reducción del 20% en el consumo de papel y mejorando la gestión de recursos.

  
  

Pasos para transformar tu impresión con MPS

1. Diagnóstico inicial: Evalúa el estado actual de tu infraestructura de impresión.

2. Definición de objetivos: Establece metas claras de ahorro, productividad y seguridad.

3. Selección del proveedor: Elige la empresa que mejor se adapte a tus necesidades.

4. Implementación gradual: Cambia equipos y configura el software de monitoreo.

5. Monitoreo y ajuste: Revisa periódicamente los resultados y ajusta el plan para mejorar.

   
   

Adoptar Servicios Administrados de Impresión es una decisión que puede transformar la forma en que tu empresa maneja la impresión. Al reducir costos, aumentar la productividad, mejorar la seguridad y cuidar el medio ambiente, MPS se convierte en un aliado estratégico para cualquier organización que quiera optimizar sus recursos y enfocarse en lo que realmente importa.

No dejes que los costos de impresión sigan siendo un agujero negro en tu presupuesto. Es hora de convertir tu entorno de impresión en una ventaja competitiva.

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